Vivium, membre  du P&V GROUP et la troisième compagnie d’assurances en Belgique travaillant avec des courtiers,  avait besoin à brève échéance (6 mois) de mettre en place et de migrer des archives de plusieurs millions de documents et de les rendre accessibles à ses 300 utilisateurs internes.
 XeniT a réussi à mettre en place un environnement  d’archivage de documents complet . Celui-ci permet d’importer et de déposer automatiquement et dans un processus continuel des documents issus de sources multiples ( scanners, mainframe, COLD CD’S) sur la base de valeurs  de métadonnées.
Afin de garantir une disponibilité élevée des données stockées, Xenit a intégré Alfresco et CAStor (www.caringo.com), une solution de stockage de contenu adressable.  Un plan de reprise d’activité  permet la réplication paramétrable de documents entre Bruxelles et Anvers.

Le premier objectif était de migrer les documents+3M existants dans la nouvelle structure d’archivage. Le grand volume de tiffs d’une seule page a été converti  en format PDF multipage avant d’être déposé dans le nouveau référentiel. Le dépôt automatisé, y compris la génération de la structure du dossier, s’est réalisé sur base des métadonnées du document. Des écrans de recherche personnalisée permettent d’optimiser la récupération de documents de l’archive.

Une deuxième partie du projet consistait en un processus de numérisation automatique  permettant de  digitaliser jusqu’à 16 000 pages par jour. Au cours de ce processus complet, des documents en papier  avec une première page contenant des informations  de classement manuscrites sont scannés et déposés dans les archives à l’aide de ICR et OCR. Ici les documents sont classés  sur base des métadonnées extraites de la page de couverture.  .
Afin de couvrir les besoins d’une reprise d’activité, un environnement  complet est mis en place à Bruxelles, outre l’infrastructure de base située au centre de données à Anvers. A cette fin on utilise les fonctionnalités de regroupement d’Alfresco et CAStor.
 Un nombre croissant de sources fournissent des flux d’entrées  dans le référentiel Alfresco. Plus de 5 millions de documents  sont archivés  et plus de 500 employés et courtiers consultent le référentiel. En moyenne, plus de 130 000 documents sont ajoutés par mois avec une charge maximale d’un million de documents en quinze jours.

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